직장 생활에 꼭 필요한 Google Chat 활용법 배우기

직장인이라면 누구나 효율성과 소통의 중요성을 잘 알고 계실 텐데요. 오늘은 제가 직장 생활에서 정말 유용하게 사용하고 있는 Google Chat의 활용법을 몇 가지 공유해드리려고 해요. 구글 챗을 통해 업무 소통을 더욱 스마트하게 진행할 수 있는 방법, 함께 알아볼까요?

Google Chat 소개: 협업의 새로운 지평

Google Chat은 구글이 개발한 채팅 및 협업 도구로, 기업용 메신저 시장에서 높은 점유율을 차지하고 있습니다. 이 도구는 팀 내 소통과 협업을 개선하기 위해 설계되었으며, 다양한 기능을 제공합니다.

먼저, Google Chat은 실시간 채팅 기능을 제공합니다. 이를 통해 팀원들은 언제 어디서나 쉽게 대화를 나눌 수 있으며, 파일 전송, 일정 공유, 투표 등 다양한 기능을 이용할 수 있습니다. 이러한 기능은 팀 내 소통을 원활하게 하고 업무 효율성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다.

다음으로, Google Chat은 강력한 메시지 검색 기능을 제공합니다. 이전에 주고받은 대화나 파일을 빠르게 검색할 수 있어, 업무 관련 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 이는 업무 기록을 체계적으로 관리하고, 업무 효율성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다.

또 조직 내에서 일어나는 모든 일을 한 곳에서 확인할 수 있는 통합 플랫폼으로서의 역할을 합니다. 이메일, 캘린더, 드라이브 등 다른 구글 앱과의 연동을 지원하며, 슬랙, 마이크로소프트 팀즈 등 다른 협업 도구와의 연동도 가능합니다. 

마지막으로, 보안성이 뛰어나다는 장점이 있습니다. 데이터 암호화, 2단계 인증 등 다양한 보안 기능을 제공하여, 회사의 중요한 정보를 안전하게 보호할 수 있습니다.

기본 사용법: 대화 시작하기

Google Chat을 처음 사용하는 경우, 먼저 계정을 만들고 챗룸에 참여해야 합니다. 이를 위해서는 다음과 같은 단계를 따라야 합니다.

- 구글 계정 만들기: 이미 구글 계정이 있다면 바로 Google Chat을 사용할 수 있습니다. 만약 없다면, 구글 계정을 만들어야 합니다.

- Google Chat 앱 설치: 스마트폰이나 태블릿에 Google Chat 앱을 설치합니다. 웹 브라우저에서도 Google Chat을 사용할 수 있지만, 앱을 사용하는 것이 더 편리합니다.

- 챗룸 참여: 앱을 실행한 후, 챗룸 목록에서 참여하고자 하는 챗룸을 선택합니다. 챗룸에 참여하려면 해당 챗룸의 초대 링크를 클릭하거나, 챗룸 이름을 검색하여 참여할 수 있습니다.

이제 챗룸에 참여했으니, 대화를 시작할 차례입니다. 대화를 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

- @멘션: 특정 사용자와 대화를 시작하려면, 해당 사용자의 이름 앞에 @ 기호를 붙여 멘션합니다. 그러면 해당 사용자에게 알림이 전송되고, 대화창이 열립니다.

- 그룹 채팅: 여러 사용자와 동시에 대화를 하려면, 그룹 채팅을 만듭니다. 그룹 채팅을 만드는 방법은 다음과 같습니다.
* 새 챗 만들기 버튼을 클릭합니다.
* 챗 제목과 설명을 입력합니다.
* 대화에 참여할 사용자를 추가합니다.
* 만들기 버튼을 클릭하여 그룹 채팅을 만듭니다.

메시지와 작업 관리의 효율화

Google Chat에서는 메시지와 작업을 효율적으로 관리할 수 있는 다양한 기능을 제공합니다. 아래는 그 중 일부입니다.

- 라벨링: 각 메시지에 라벨을 지정하여 분류할 수 있습니다. 이렇게 하면 나중에 쉽게 검색하고 찾을 수 있습니다.

- 스레드: 관련된 메시지를 묶어서 스레드로 관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 복잡한 대화를 정리하고 추적하기 쉽습니다.

- 별표 표시: 중요한 메시지나 참고해야 할 메시지에 별표(*)를 표시할 수 있습니다. 이렇게 하면 나중에 빠르게 찾을 수 있습니다.

- 작업 할당: Google Chat에서는 작업을 할당하고 추적할 수 있는 기능을 제공합니다. 
- /할 일 추가 명령어를 사용하여 작업을 추가합니다.
- 작업 제목과 마감일을 입력합니다.
- 작업을 할당할 사용자를 선택합니다.
- 완료 여부를 체크할 수 있는 체크박스를 추가합니다.

- 진행 상황 확인: 할당된 작업의 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 작업을 할당받은 사용자가 작업을 완료하면 알림을 받을 수도 있습니다.

공간 활용하기: 팀 프로젝트의 중심

Google Chat의 공간은 팀 프로젝트를 위한 가상 회의실입니다. 이곳에서 팀원들과 파일을 공유하고, 일정을 조율하며, 토론을 진행할 수 있습니다.

다음과 같은 방법으로 공간을 활용할 수 있습니다.

- 목적에 맞게 만들기: 공간의 이름을 프로젝트 이름이나 목적에 맞게 지정하여 팀원들이 쉽게 구분할 수 있도록 합니다.

- 파일 공유: 공간 안에서 파일을 공유하고 댓글을 달면서 의견을 나눌 수 있습니다. 구글 드라이브와 연동되어 있어 편리합니다.

- 일정 조율: 공간 안에서 일정을 만들고 참가자를 초대할 수 있습니다. 참석 여부를 확인하고, 일정 변경 및 취소도 가능합니다.

- 토론 진행: 채팅 창에서 바로 토론을 진행할 수 있습니다. 투표 기능을 이용하여 의견을 수렴하거나, 공지사항을 게시하여 팀원들에게 알릴 수도 있습니다.

팀원들과 원활한 소통과 협업을 위해서는 Google Chat의 공간을 적극적으로 활용하는 것이 좋습니다.

봇과 앱 연동으로 업무 자동화하기

Google Chat에서는 봇을 만들어 업무를 자동화할 수 있습니다. 봇은 메시지를 보내고, 질문에 답변하며, 작업을 수행하는 등 다양한 기능을 제공합니다.

앱과 연동하여 더욱 다양한 기능을 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 슬랙(Slack) 앱을 추가하면 Slack 채널과 Google Chat을 연동하여 메시지를 주고받을 수 있습니다. Trello 앱을 추가하면 Trello 보드와 Google Chat을 연동하여 작업을 관리할 수 있습니다.

업무 자동화를 통해 시간과 노력을 절약하고, 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 복잡한 작업을 간단하게 처리할 수 있어서 업무 스트레스를 줄일 수도 있습니다.

알림 설정으로 중요 정보 놓치지 않기

Google Chat에서는 알림 설정을 통해 중요한 정보를 놓치지 않을 수 있습니다. 알림을 받으면 즉시 대응할 수 있어서 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

다음과 같은 방법으로 알림을 설정할 수 있습니다.

* 채팅 탭에서 오른쪽 상단의 더보기 메뉴(점 세 개 아이콘)를 클릭한 후, '설정'을 선택합니다.
* '알림' 항목을 선택한 후, 원하는 알림 방식을 선택합니다. 알림 방식에는 팝업, 소리, 진동 등이 있습니다.
* 알림을 받을 대상을 선택할 수 있습니다. 특정 채팅이나 토픽에 대한 알림만 받거나, 모든 채팅에 대한 알림을 받을 수 있습니다.
* 알림 시간을 설정하여 원하는 시간에만 알림을 받을 수도 있습니다.

파일 공유와 협업의 미학

Google Chat에서는 파일 공유 기능을 이용하여 팀원들과 쉽게 파일을 주고받을 수 있습니다. 용량 제한 없이 다양한 형식의 파일을 전송할 수 있으며, 링크를 통해 다운로드하거나 직접 대화창에서 열어볼 수 있습니다.

파일을 공유하는 방법은 다음과 같습니다.

* 채팅 창에서 입력창 왼쪽의 '+' 버튼을 클릭한 후, '파일 첨부'를 선택합니다.
* 컴퓨터나 클라우드 저장소에 저장된 파일을 선택한 후, '열기' 버튼을 클릭합니다.
* 파일이 성공적으로 업로드되면, 상대방에게 파일 전송이 시작됩니다. 상대방은 파일을 다운로드하거나 대화창에서 바로 열어볼 수 있습니다.

이렇게 공유된 파일은 채팅 기록과 함께 저장되어 언제든지 다시 열어볼 수 있습니다. 또 댓글 기능을 이용해 파일에 대한 의견을 나눌 수도 있어 협업의 효율성을 높여줍니다.

Google Meet와의 연동: 원활한 화상 회의 설정하기

Google Chat 과 Google Meet 를 연동 하면 사내 메신저 와 화상 회의를 간편하게 전환 할 수 있습니다. 이렇게 하면 참가자들이 메시지를 주고받다가 바로 화상 회의에 참여할 수 있으므로 업무 흐름이 끊기지 않고 효율적으로 진행할 수 있습니다.

연동 하는 방법은 아래와 같습니다.

* Google Chat 설정 메뉴에서 'Google Meet'를 클릭합니다.
* '채팅에서 Meet 시작' 옵션을 활성화합니다. 이제 채팅 창에서 '회의 시작' 버튼을 클릭하여 Google Meet 회의를 시작할 수 있습니다.

또 Google Meet 의 알림을 Google Chat 에서 받도록 설정할 수도 있습니다. 이렇게 하면 회의 시작 전에 미리 알림을 받을 수 있어 회의에 늦거나 놓치는 일을 방지할 수 있습니다.

지금까지 구글 챗봇 만들기부터 채팅창 설정, 메시지 전송 등 다양한 기능들을 살펴보았는데요. 여러분도 오늘 알려드린 내용을 참고하셔서 업무 효율성을 높여보시기 바랍니다.